Een harde schijf kan uiteindelijk veilig worden gewist of vernietigd. Maar wat gebeurde ermee in de uren of dagen daarvoor? Waar werd ze bewaard? Wie had er toegang toe? En vanaf welk moment nam de verwerkingspartner de verantwoordelijkheid voor de datavernietiging over?
Bij veilige datavernietiging telt niet alleen het eindresultaat. Ook het traject dat een laptop, server of datadrager daarvoor doorloopt, moet gecontroleerd verlopen.
Daar komt de Chain of Custody in beeld.
Wat is een Chain of Custody?
Een Chain of Custody is het controleerbare traject dat IT-apparatuur en datadragers doorlopen tijdens hun verwerking.
Het principe is eenvoudig: overdrachtsmomenten, verantwoordelijkheden en uitgevoerde verwerkingen moeten duidelijk vastgelegd zijn.
Zo verklein je het risico dat datadragers tijdens opslag, transport of verwerking uit beeld verdwijnen of toegankelijk zijn voor personen die er geen toegang toe horen te hebben.
Een Chain of Custody is daarom meer dan administratie. Het is een onderdeel van een gecontroleerd proces voor dataveiligheid.
Waarom is een Chain of Custody belangrijk?
Veel aandacht gaat naar de techniek waarmee data uiteindelijk wordt verwijderd. Toch kunnen risico's al ontstaan vóór de effectieve datavernietiging.
Denk aan laptops die onbeheerd worden opgeslagen of een doos harde schijven waarvan niet duidelijk is wanneer en aan wie ze werd overgedragen. Ook wanneer die datadragers later correct worden verwerkt, kan er voordien een periode met onvoldoende controle zijn geweest.
Een goede Chain of Custody beperkt dat risico door duidelijke afspraken te maken over overdracht, transport, toegang, verwerking en verantwoordelijkheid.
Wanneer neemt een verwerkingspartner de verantwoordelijkheid over?
Niet iedere organisatie heeft dezelfde beveiligingseisen. Daarom hoeft ook niet ieder traject hetzelfde te verlopen.
Een organisatie kan bijvoorbeeld zelf instaan voor de dataverwijdering voordat de apparatuur wordt overgedragen. Een andere mogelijkheid is dat Out of Use de datavernietiging uitvoert nadat de apparatuur in het verwerkingscentrum is ontvangen.
Organisaties die meer controle wensen tijdens het transport kunnen kiezen voor een traject waarbij Out of Use de verantwoordelijkheid voor de datavernietiging al vanaf het vertrek bij de klant opneemt, bijvoorbeeld via verzegeld transport.
Voor gevoelige omgevingen kan de datavernietiging ook rechtstreeks op de locatie van de klant plaatsvinden. De datadragers hoeven de locatie dan niet te verlaten voordat de data is verwerkt.
Belangrijk is dat vooraf duidelijk wordt afgesproken wie welke verantwoordelijkheid opneemt, vanaf welk moment en welke beveiligingsmaatregelen daarbij horen.
Traceerbaarheid moet aantoonbaar zijn
Een gecontroleerd proces is belangrijk, maar achteraf moet ook duidelijk kunnen worden gemaakt wat er met de apparatuur is gebeurd.
Rapportage en een vernietigingsattest kunnen daarbij helpen. Wanneer meer detail nodig is, kunnen toestellen of datadragers worden geïndexeerd. Serienummers worden dan aan de rapportage gekoppeld, zodat afzonderlijke toestellen of datadragers kunnen worden geïdentificeerd.
Voor IT-verantwoordelijken, securityteams en DPO's biedt dat waardevolle documentatie over de uitgevoerde verwerking.
De juiste aanpak hangt af van het risico
Een goede Chain of Custody betekent niet dat iedere organisatie automatisch voor de zwaarste beveiligingsmaatregelen moet kiezen.
De juiste aanpak hangt af van de gevoeligheid van de data, de interne procedures, het type apparatuur en het gewenste niveau van controle. Dat principe sluit ook aan bij de risicogebaseerde aanpak van zowel de GDPR als actuele richtlijnen rond veilige dataverwijdering, zoals NIST SP 800-88 Rev. 2.
Out of Use stemt het traject af op de beveiligingseisen en interne procedures van de organisatie. Zo kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over de overdracht, het transport, de datavernietiging en de rapportage.
Meer weten over de Chain of Custody-aanpak van Out of Use? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.