VACATURE: HR & Office Assistant - Voltijds 

Out of Use is een snel groeiend en innovatief milieubedrijf gespecialiseerd in hergebruik en recyclage van IT materialen. Elke dag werken wij samen aan een duurzame toekomst!

Met een sterke focus op duurzaamheid, kwaliteit en mensgericht ondernemen ondersteunen wij organisaties bij hun digitale én ecologische transitie.

Door onze voortdurende groei en uitbreiding zijn wij op zoek naar een HR & Office Assistant die ons team komt versterken en mee wil bouwen aan een professionele en toekomstgerichte organisatie. 

Als HR & Office Assistant ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt de HR-manager en Senior Accountant in de dagelijkse HR- en Finance taken en bent tevens verantwoordelijk voor een vlotte werking van de kantooromgeving. Je zorgt ervoor dat alles fysiek en administratief vlot en correct verloopt. 

HR-ondersteuning 

• Algemene administratieve opvolging van personeelsdossiers en gerelateerde zaken  
• Ondersteuning bij rekrutering, onboarding en offboarding, opleidingen, loopbaanvraagstukken
• Agendaplanningen m.b.t.  sollicitaties, kandidaten beantwoorden en opvolging lopende vacatures
• Beheer van HR-mailbox, personeelsvragen en ad hoc vragen beantwoorden en taken invullen
• Eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers
• Voorbereiding en opvolging van loonadministratie in samenwerking met het sociaal  Secretariaat
• Mee ondersteunen van HR-projecten en interne processen 

Finance-ondersteuning 

• Maandelijkse facturatie
• Ondersteuning bij het verwerken van bestelbonnen, inkomende facturen en betalingen
• Opvolging leveranciersafspraken, contracten enz.
• Administratie m.b.t. verzekeringen, kmo portefeuille, fleet e.d.
• Opmaken datavernietigingscertificaten e.d.
• Rapporteringen van afval- en recyclagestromen
• Klantgericht beantwoorden van vragen over facturen 

Office-ondersteuning 

• Algemene administratieve taken ter ondersteuning van de office werking en ondersteuning m.b.t. administratie van het management
• Beheer van documenten en digitaal klassement
• Instaan voor een warm onthaal van bezoekers
• Algemene aankopen bureaumateriaal, kantoorbenodigdheden, kledij/schoenen medewerkers enz. 
• Organiseren teamevents en personeelsfeestjes
• Eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers m.b.t. office vraagstukken
• Verwerking in- en uitgaande post, e-box  

• Discreet omgaan met gevoelige informatie
• Betrouwbaar
• Stressbestendig
• Analytisch
• Punctueel
• Sterke administratieve skills 
• Talenkennis: Nederlands en Engels (Frans en Duits is een plus)
• Organisatorisch sterk en multitasker
• Proactief, analytisch en resultaatgericht
• Luisterend oor en adviserend karakter
• Je bent enthousiast, flexibel en hands-on 

• Je beschikt over een bachelor (HR, Office Management, Bedrijfsadministratie of gelijkwaardig) en/of hebt min. 2 jaren relevante ervaring in personeelsadministratie of een soortgelijke rol als HR& Office Assistant, basiskennis boekhouding is een plus
• Je hebt kennis van de sociale wetgeving en volgt deze verder op tijdens je loopbaan
• Ervaring met Microsoft Office, Outlook, Excell, Word, Powerpoint, payroll met een digitaal loonverwerkingspakket, boekhoudpakket 

• Dynamische en groeiende organisatie met korte communicatielijnen en warme collegiale sfeer
• Je komt terecht in ons HR & Finance team en werkt samen met andere afdelingen 
• Ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke groei en opleiding
• Marktconform loon met extralegale voordelen
• CAO90-bonus
• Maaltijd- en ecocheques
• Hospitalisatie- en groepsverzekering
• Personeelskorting webshop 
• 20 vakantiedagen + 12 ADV dagen
• Occasioneel thuiswerk mogelijk 

De HR& Office assistant draagt actief bij aan een duurzame toekomst en een mensgerichte aanpak in de organisatie, met het oog op kwaliteit, integriteit en betrouwbaarheid. 

Out Of Use nv

Sarah Coenen – HR manager

Lochtemanweg 40 3580 Beringen

Tel.: +32 (0)11 27 10 78

e-Mail: jobs [at] outofuse.com